Jak efektywnie współpracować z agencją PR?

Kiedy firma z sektora małych przedsiębiorstw decyduje się na zwiększenie swojego prestiżu, bardzo często zaczyna poszukiwać agencji public relations, która stworzy dla niej kompleksową strategię wizerunkową. Podpowiadamy, jakie kroki podjąć i jakich błędów unikać w organizacji pracy z agencją PR, by stała się dobrze działającym, zewnętrznym działem promocji. Oto 6 złotych zasad.

Zasada nr 1: Określ szczegółowo swoje oczekiwania

Agencja public relations otrzyma od ciebie wiele informacji już na etapie briefingu czyli przesłanej listy pytań. To właśnie w briefie poinformujesz agencję szczegółowo o swoich produktach i usługach, kulturze organizacyjnej czy celach biznesowych. Firmy, które po raz pierwszy wypełniają brief dla agencji PR, nierzadko traktują ten etap po macoszemu. Tymczasem dobrze wypełniony brief, czyli rzetelne i przemyślane odpowiedzi na zadane przez agencję pytania, to filar przyszłej dobrej współpracy. Im więcej o sobie powiesz, tym lepiej twoje potrzeby zrozumie agencja i przygotuje dla twojej firmy lepsze propozycje działań.

Przygotowanie szczegółowego briefa już na starcie pozycjonuje twoją firmę w oczach agencji, dzięki czemu jej pracownicy wiedzą, w którym miejscu rozwoju znajduje się przedsiębiorstwo. Możesz być również pewny, że dobra agencja PR, po otrzymaniu wypełnionego dokumentu, prześwietli twoją firmę prawie na wylot. Nic jednak nie zastąpi dalszej usystematyzowanej dyskusji o tym, w jakim puncie znajduje się przedsiębiorstwo, a w jakim chce się znaleźć.

Zasada nr 2: Dedykuj osoby do kontaktu z agencją i poznaj jej zespół

Szybka i sprawna wymiana informacji to priorytet we współpracy z agencją PR. Małe firmy, które dopiero tworzą swoje pierwsze działy marketingu, powinny skierować konkretnego pracownika do współpracy z takim wykonawcą. Nie ma wątpliwości, że dobra agencja PR również przydzieli ci opiekuna twojej marki, który będzie odpowiedzialny za całą pracę na rzecz twojej firmy.

Rozpoczynając pracę z agencją PR warto poznać także jej zespół, który będzie bezpośrednio czuwał nas przeprowadzanymi dla ciebie działaniami. Zazwyczaj jest to zespół 3 strategów z doświadczeniem w różnych, uzupełniających się dyscyplinach. Stworzą oni solidną strategię marki w oparciu o unikalne cechy twojego przedsiębiorstwa, a także produktów i usług. Wybierając agencję sprawdź nie tylko jej portfolio, ale poznaj również ludzi, którzy w niej pracują. Wiarygodnymi pr-owcami będą osoby, którzy pasjonują się twoim biznesem i zależy im na sukcesie twojej firmy.

Zasada nr 3: Podpisz umowę o poufności

Współpraca z agencją PR opiera się o strategiczne decyzje w firmie. Porozumienie o zachowaniu poufności pomiędzy agencją PR a firmą powinno być częścią integralną każdej umowy o współpracę. Dzięki temu można mieć pewność, że wszelkie informacje o charakterze biznesowym, finansowym, prawnym, organizacyjnym czy handlowym będą bezpieczne. Właściciel marki, współpracując z agencją public relations, powinien być zainteresowany ochroną niektórych kluczowych informacji dla firmy. Mogą to być np. informacje o wprowadzeniu nowego produktu na rynek czy dane o wynikach sprzedażowych.

Zasada nr 4: Mów prawdę

Nie ma nic gorszego, niż zatajanie prawdy przed własnymi specjalistami od PR. Jest to szczególnie istotne w zarządzaniu komunikacją w kryzysie. Specjalista ds. PR, nawet jeśli świadczy dla ciebie ousordsingowe usługi, musi znać przebieg wydarzeń. Może wtedy zaplanować skuteczną komunikację, która zminimalizuje straty wizerunkowe. Firma w kryzysie z definicji osaczana jest przez media i nie ma tutaj miejsca na kłamstwa. Nie należy również mieć obaw przed przyznawaniem się do błędów. Wiele światowych korporacji zyskało na wizerunku dzięki temu, że zaplanowało skuteczną „kampanię naprawczą” dla wydarzeń, które wydawały się wizerunkowo destrukcyjne dla całego biznesu.

Zasada nr 5: Przewiduj i konkretyzuj informacje

Każde działanie w strategii komunikacji wymaga określonego planu i rozpisania harmonogramu czasowego. Zapominanie o poinformowaniu agencji PR o ważnym dla firmy wydarzeniu, akcji charytatywnej czy działaniach sponsorskich osłabia możliwość dotarcia z konkretnym przekazem do wybranej grupy odbiorców. Pr-owcy to osoby, które doskonale znają mechanizmy działające w mediach, i wiedzą jakich materiałów potrzebują dziennikarze. We współpracy ze mediami nie ma miejsca na niedotrzymywanie obietnic czy przekraczanie deadlinów. Nierzadko, aby zainteresować danego redaktora konkretnym tematem, potrzeba wielu tygodni budowania z nim relacji. Jeżeli dziennikarz nie otrzyma obiecanych ciekawych treści, to niezwykle trudno będzie w przyszłości zainteresować go ponownie tematem. Przecież nikt dwa razy nie lubi wchodzić do tej samej rzeki. A poza tym niezwykle trudno jest zrobić dobre wrażenie po raz drugi.

Zasada nr 6: Zaufaj specjalistom i innemu punktowi widzenia

Planując i wdrażając strategię komunikacji dla firmy należy być cierpliwym, bo na pierwsze efekty tych działań trzeba czekać przynajmniej kilka miesięcy. Rozpoczynając współpracę z agencją public relations warto również potraktować ją jako zespół, który patrzy na twoją firmę z boku. Firma PR jest jak potencjalny klient twoich produktów i usług lub przynajmniej odbiorca marki.

Zaletą outsorcingu usług public relations jest przede wszystkim możliwość otrzymania doradztwa wizerunkowego od osób, które nie zamykają się wyłącznie w ramach jednej firmy i skrupulatnie śledzą działania konkurencji. Dzięki swojemu doświadczeniu wiedzą, czego oczekuje społeczność znajdująca się w otoczeniu marki.