Jak wygląda poprawna informacja prasowa?

Informacja prasowa składa się z kilku podstawowych elementów takich jak tytuł, data, główna treść czy dane osoby do kontaktu. Jeżeli jest poprawnie napisana, jest prawdopodobieństwo, że dziennikarz, który odnajdzie ją w swojej skrzynce mailowej, opublikuje ją.

Informacja prasowa: Po pierwsze – ogólny wygląd

Zwyczajowo w lewym górnym roku strony umieszcza się logo firmy. Można również napisać informację prasową na firmowym papierze. Na górze, po prawej stronie wpisujemy datę. Poniżej warto również umieścić napis „informacja prasowa”, tak, aby dziennikarz nie potraktował od razu twojego e-maila jako kolejnej reklamy. Następnie zamieszczamy tytuł i całą treść informacji prasowej. Na sam koniec niezbędne są dane kontaktowe do osoby w firmie, która może udzielić więcej informacji. Najczęściej jest to rzecznik prasowy lub przedstawiciel działu marketingu. W stopce podajemy imię i nazwisko, stanowisko, telefon i mail kontaktowy.

Informacja prasowa: Po drugie – objętość informacji

Poprawna informacja prasowa powinna zawierać odpowiedzi na pytania: co?, kto?, gdzie?, jak? i dlaczego, a także cytat, czyli wypowiedź przedstawiciela firmy oraz krótką informację, czym konkretnie firma się zajmuje. Te wszystkie dane powinny zmieścić się na trzech czwartych strony A4. Pozostałą jedną czwartą zajmują logo, data, tytuł oraz dane kontaktowe do autora informacji. Oczywiście informacja prosowa może być krótsza, ale zasadniczo nie powinna przekraczać objętości jednej kartki, czyli około 2000-2500 znaków ze spacjami.

Informacja prasowa: Po trzecie – czytelność informacji

Najpopularniejszym fontem w informacji prasowej pozostaje New Roman, ale równie często używany jest Arial lub Calibri. Są one proste i czytelne, bez ozdób i niepotrzebnych graficznych dodatków. Warto wybrać odpowiednią wielkość fontu, czyli 11 lub 12 punktów dla treści i na przykład 14 punktów dla tytułu. Tytuł i śródtytuły powinny być pogrubione. Pozostaje nam jeszcze interlinia, której szerokość powinna wynosić 1 lub 1,15.

Informacja prasowa: Po czwarte – sposób wysyłki

Zaproszenie na wydarzenie w formie informacji prasowej należy wysłać co najmniej 5-7 dni wcześniej. Dwa dni przed planowanym wydarzeniem konieczny jest telefon do redakcji i pytanie czy informacja prasowa dotarła oraz czy przedstawiciel redakcji pojawi się na wydarzeniu? Jeżeli wysyłamy gotową informację prasową do publikacji, to zalecamy wklejenie części treści do maila. W przypadku wysyłania artykułu do mediów drukowanych (które potrzebują zdjęcia w dużej rozdzielczości 300 dpi), warto załączyć je w formie interaktywnego linka do pobrania.
Najważniejsze jest to, aby informacja prasowa kierowana do dziennikarza w wiadomości e-mail była „lekka” i łatwo otwierała się. Nie wysyłamy informacji prasowej w formie pdf, którą dziennikarz musi przepisać! Gwarantujemy, że 99% redaktorów tego nie zrobi, a nasz artykuł wpadnie do kosza. Dlatego ułatwiajmy życie dziennikarzom i wysyłajmy im informacje w standardowym formacie .doc oraz .txt, dzięki czemu łatwo skopiują treść na swój portal.